Păstrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz, fie de catre unitate , fie se poate apela la firme de prestari servicii externe specializate in arhivare, in baza unui contract cu titlu oneros.
Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Prin execeptie, documentele prevăzute mai jos se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
-Nota de recepţie şi constatare de diferenţe;
-Bonul de primire în consignaţie,bonul de predare, transfer, restituire;
-Bonul de consum ;
-Fisa limită de consum;
-Dispoziţia de livrare;
-Fisa de magazine ;
-Lista de inventariere;
-Chitanta;
-Dispoziţia de plată/încasare către casierie;
-Decontul pentru operaţiuni în participaţie;
-Ordinul de deplasare (delegaţie);
-Decontul de cheltuieli ;
-Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale);
-Nota de debitare-creditare;
-Extrasul de cont;
-Borderoul de primire a obiectelor în consignaţie;
-Borderoul de ieşire a obiectelor în consignaţie Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice);
-Fisa de cont pentru operaţiuni diverse;
-Fisa de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei);
-Decizia de imputare;
-Angajamentul de plată;
Documentele financiar-contabile care atestă provenienta unor bunuri cu durată de viată mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor respective.
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a registrelor inventar, jurnal si Cartea Mare, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Potrivit prevederilor legislative, arhivarea si pastrarea registrelor si documentelor financiar-contabile se face in conformitate cu anumite reguli general valabile:
- documentele se grupează în dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecărui exercitiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societătii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele continând documente justificative si contabile se păstrează în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhivă se tine cu ajutorul Registrului de evidentă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhivă, precum si miscarea acestora în decursul timpului
